+386 1 500 41 44
Čas je edinstven. Je nenadomestljiv – ne morete ga zbirati, ga shraniti, ustaviti ali pospešiti. Lahko pa ga organizirate tako, da ga boste porabili kar se da učinkovito in v skladu s svojimi željami.
V prizadevanju, da bi človek čim bolje obvladal svoj čas in aktivnosti v njem, so se razvili številni pristopi in tehnike.
Ne obstaja samo ena čudodelna rešitev za to, kako organizirati sebe in svoj čas. Ljudje smo različni po značaju, imamo različen odnos do časa in različno delujemo pod različnimi pritiski. Ne glede na to, kakšni smo, pa je pomembno, da upoštevamo nekaj osnovnih točk pri organizaciji svojega dela in časa.
1. Načrtovanje in prednostne naloge
- Določite prednostne naloge in si jih tudi zapomnite.
Za vsako posamezno opravilo morate vedeti, kakšna je njegova teža. Samo takrat, kadar boste imeli o tem jasne pojme, si boste lahko uredili seznam prednostnih nalog. To pa pomeni, da veste, katere naloge so pomembne in pomagajo doseči vaše cilje.
- Načrtujte dan in se načrta držite.
Pomembno je, da si za vsak delovni dan naredite načrt pri tem pa imate ves čas v mislih prednostne naloge.
- Postavite realne roke.
Vedno je treba postaviti roke za vsa opravila, pri tem pa se morate prepričati, ali ste zanje določili dovolj časa.
- Predvidevajte možne težave.
Ves čas morate gledati naprej. Ugotovite, kaj boste pri svojem delu potrebovali od drugih ljudi, in skušajte to dobiti čim prej.
2. Delo z ljudmi
- Naučite se reči “ne” – ko vas drugi motijo bodite odločni.
Lažje boste odločni, kadar boste imeli prednostne naloge jasno opredeljene. Če boste vedeli, kaj morate storiti in zakaj je prav to pomembno, lahko tistim, ki vas motijo, to tudi takoj jasno razložite in jih pri tem ne užalite.
- Bodite samozavestni.
Sodelavcem povejte, kakšne so posledice za vaše redno delo, kadar vam kar naprej nalagajo nove in nove naloge. Razložite, da če sprejmete novo nalogo, ne boste mogli v roku opraviti svojega dela.
- Omejite čas telefonskih pogovorov.
Uporabljajte merilec časa, da boste lahko takoj videli, koliko časa že traja pogovor. Obstaja tudi možnost, da uporabljate tajnico ali govorno pošto, potem pa določite čas, ko odgovorite na vse klice hkrati.
- Poiščite pomoč pri drugih.
Prav tako, kot vi potrebujete pomoč in podporo drugih, tudi drugi potrebujejo vas. Najti morate svoj način, kako biti s kolegi in drugimi ljudmi prijazni in spodbudni, pri tem pa še vedno nadzorovati porabo svojega časa.
3. Načini dela
- Najprej se lotite neprijetnih ali zahtevnih nalog.
Tudi za to, da boste preložili neprijetno ali zahtevno opravilo, boste porabili nekaj energije. Zato je najbolje, da se ga lotite, ga opravite in se ga tako znebite.
- Zmanjšajte nered.
Nekateri ljudje so že po naravi urejeni, drugi pa se morajo reda naučiti, ker porabijo veliko časa za iskanje stvari. Idealno bi bilo, če bi bila vaša miza kolikor se le da pospravljena. Potrebno je najti način, kako se lotiti pisarniškega dela, da se vam na mizi ne nabirajo kupi papirja hkrati pa morate biti pripravljeni tudi metati stvari v koš.
- Končajte naprej eno nalogo, nato se lotite druge.
Glejte na stvari realno in ne skušajte v svoj urnik stlačiti preveč opravil. Končni rezultat takšnega početja je, da veliko od teh opravil nikoli čisto ne končate, tako da vam ves čas visijo nad glavo. Prav zaključene stvari, ki jih lahko prečrtate kot opravljene, so tisto, kar vam pri delu daje novo energijo.
- Osredotočite se na omejeno število nalog.
Ko načrtujete, je navadno učinkoviteje, če se osredotočite le na nekaj nalog, kot pa da poskušate opraviti vse in pri tem ne uspete.
- Pri načrtovanju časa upoštevajte tudi čas za oddih.
Vsi ljudje potrebujejo čez dan nekaj časa zase; za razmislek, za oceno ali za krajši oddih. Nujno je, da si človek napolni baterije.
- Zavedajte se časa.
Vsi ljudje imamo na razpolago enako količino časa, zato ga moramo pametno razporediti.
Čas je kot veter:
pravilno izkoriščen
vas pripelje na vsak cilj.
(LOTHAR J.SEIWERT)
Več o organizaciji časa lahko pogledate v izobraževalnem DVD programu »Organizacija časa in 30 načinov, kako imeti več časa«. Kontaktirajte Video center d.o.o. 01/500 41 44, info@videocenter.si. Poleg teh dveh izobraževalnih DVD-ja je na voljo še 113 drugih videoizobraževalnih programov.
Aleksander Pokovec
predavatelj