Na prvem srečanju na kratko predstavimo in opišemo ravno dovolj osnov in pojmov. Poudarek na tej stopnji je predvsem začetni »buy-in« udeležencev ter osnovno razumevanje miselnega okvirja in koristi – kaj vsak uspešen tim potrebuje in kako vsi drugačni najbolje prispevamo.

Ob podpori moderatorja in na podlagi predhodno dogovorjene matrike medsebojnih ocenjevanj sledi ocenjevanje z Belbin Interplace vprašalniki – najprej samoocena, nato pa ocena dodeljenih sodelavcev. V primeru dvomov v iskrenost lahko ocenjevalce tudi anonimiziramo.

V času do naslednje delavnice sledita analiza in izdelava poročil, ki omogočijo dobro oceno stanja tima in opise vedenja vsakega posameznika. V analizi lahko združujemo, primerjamo in uredimo zbrane podatke, namenski filtrirni sistem pa preprečuje vnose podatkov dvomljive zanesljivosti. S tem izboljšamo objektivnost že pri zajemu vhodnih podatkov, na tej osnovi pa pripravimo želena poročila, ki za posameznika obsegajo 15-20 strani.

Po delavnici bo izvajalec na podlagi izpolnjenih vprašalnikov pripravil Belbin Interplace poročila o kandidatih, ki vključujejo:

Vsak udeleženec je pred izvedbo drugega Belbinarja prejel svoje poročilo in osebno povratno informacijo z interpretacijo rezultatov.
Za dobro timsko sodelovanje, pa samo merjenje razen vpogleda v svoje timske vloge še ne zagotovi želene spremembe. Šele z razumevanjem, kako sodelovati z vsakim od devetih vedenjskih vzorcev, lahko člani tima gradijo in izboljšajo lasten odnos in pristop ter tako zagotovijo glasko timsko sodelovanje. Za lažje in zabavnejše učenje, bomo v tem delu izvedli praktično vajo “Spoznajmo timske vloge”.

Namen vaje je:

• spoznati in utrditi razumevanje medsebojnih razlik
• osveščati, kako upravljati z zahtevno “kemijo” timskih vlog
• zgraditi in okrepiti delovne odnose s prilagoditvijo našega pristopa
• zagotoviti, da bodo člani tima visoko učinkoviti v komunikaciji in z delom
• pomagati pri razvoju strategij za uporabo timskih vlog na delovnem mestu
• izboljšati samozavedanje in spodbuditi nadaljnji razvoj

Udeležence razdelimo v podskupine po 3 do 5, vsaka pa v 15 minutah na igralno ploščo k ustreznim timskim vlogam postavi trditve v polja za “Kaj početi” in “Čemu se izogibati”. Na ta način skozi igro in diskusijo, ki sledi, razmišljajo in spoznajo, kako naj bi z različnimi člani tima sodelovali.

Nato se bomo pogovorili o zastopanosti timskih vlog ter o presežkih in mankih znotraj ekipe. V tem delu si bomo pomagali z orodjem na podlagi rezultatov, to je Zemljevid tima.

Primer:

Z Zemljevidom tima bomo družno osmislili rezultate z vidika zastopanosti timskih vlog v našem timu, ter kdo prispeva katero. Ugotavljali bomo uravnoteženost in zastopanost vsake ter zakaj je to pomembno.

Spraševali se bomo, kako narava dela oblikuje potrebe po timskih vlogah.

Če odkrijemo manke ali presežke določenih timskih vlog, skupaj poiščemo možnosti za optimalno razdelitev vlog za izboljšanje timskega dela.

Za lažjo uvedbo novega znanja o timskih vlogah v prakso, bomo izvedli še vajo Test pričakovanj. Eden glavnih razlogov slabega sodelovanja med timi in oddelki namreč je, da preprosto niso dovolj jasni glede tega, kaj pričakujejo drug od drugega. Namen vaje je, da udeleženci jasno izrazijo kaj od določenega oddelka ali posameznika (oz. “notranje stranke”) pričakujejo, ter kaj mislijo, da oni pričakujejo od njih.

“Ljudje se ne naučijo ničesar, kadar spijo, in zelo malo, kadar se dolgočasijo.” S temi besedami ustanovitelja Video Arts-a, John-a Cleese-a, se polnosrčno strinjamo, zato tretji Belbinar vključuje še več zabave v obliki igre s timskimi vlogami.

Belbinov tim je razvil razburljivo učno igro Contribute, ki prikazuje učinek vsake od devetih timskih vlog “v naravi”. Omogoča, da se timske vloge pokažejo znotraj učnega okolja, prav tako pa nudi izkušnje s področja dobre delitve dela med člane tima, z namenom, da tim kot celota kar najbolje ustvarja.

Cilj igre so:

• razumeti prednosti in morebitne pomanjkljivosti članov tima
• razviti konstruktiven timski jezik
• preobrazba iz OK tima v odlično in dobro uigrano ekipo
• poudariti razlike v timskem vedenju in ponuditi vpoglede v reševanje konfliktov

Contribute je namenjen je vsakemu timu, ki želi dobiti boljši vpogled v svojo skupinsko dinamiko in oceniti, kako naj za široko področje svojega delovanja različne talente, ki jih združuje, kar najbolje uporabi. Igra jo lahko 4-9 oseb in vključuje 9 različnih nalog, ki so namenjene 9 različnim timskim vlogam. Tim mora ob časovni omejitvi zbrati vseh devet nagrad za timske vloge.
Vključje različne naloge, ki za uspeh terjajo razvitost različnih veščin: vse od pisanja tekstov, popravljanja slovničnih napak, sestavljanja likov, preučevanja metuljev, iskanja predmetov, pa do usklajevanja timskih prizadevanj in izboljševanja timskega vzdušja.

Contribute pomaga timu raziskati svoje prednosti in pomanjkljivosti. Kaj storiti, ko spoznajo, da jim manjka Tvorec ali pa Dovrševalec? Kaj pa če ima tim več kot enega Snovalca, Strokovnjaka ali Koordinatorja? Kako bodo odpravili vrzel in podvajanja tudi po tem ko bo igre konec in bodo nazaj na svojem delovnem mestu?

* Nadaljevanje predstavlja zgolj primer delavnice. Vsebinsko v tem delu modularno priključimo katerokoli iz našega širokega nabora delavnic za specifičen izziv, ki ga želite nasloviti ali preprečiti.

DELAVNICA: INTERNA KOMUNIKACIJA

S pomočjo prvih treh korakov oz. “Belbinarjev” so se člani tima do sem že naučili, kako sodelovati z drugimi člani tima. Sedaj pa se morajo naučiti le še, kako komunicirati s sodelavci v drugih timih ali oddelkih. V uspešni organizaciji namreč noben tim ni namenjen samemu sebi. Pogledali bomo preko meja lastnega tima še k drugim, predvsem kaj drugi timi pričakujejo od nas, kako naj jim to dostavimo in kako poskrbeti, da bo pomembno delo dobro opravljeno. Skratka, raziskali bomo, zakaj in kako slaba skrb za notranje stranke vodi do nezadovoljnih zunanjih strank.

Učinkovite organizacije so sestavljene iz timov. Različnih ljudi s posebnimi veščinami, znanji in izkušnjami, ki sodelujejo pri skrbi za potrebe svojih strank – tistih zunaj organizacije, ki uporabljajo in plačujejo njihove izdelke in storitve. Žal pa neuspehi pri tem najpogosteje izhajajo iz nezmožnosti prepoznavanja, razumevanja in skrbi za potrebe naših notranjih strank – naših sodelavcev v drugih timih ali oddelkih, s katerimi pa moramo znati sodelovati, če želimo, da vse teče gladko tako znotraj organizacije kot tudi v vseh njenih dejavnostih navzven.

Delavnica je odlično orodje za razumevanje in širjenje razumevanja pri drugih za:

• prepoznavanje vaših notranjih strank
• razumevanje potreb in dobro skrb za notranje stranke
• kaj vam je všeč pri storitvah, ki jih za vas opravijo vaši sodelavci
• kaj pričakujete od vaših sodelavcev v drugih oddelkih ali timih
• zakaj med oddelki in sicer v organizaciji sploh nastajajo konflikti in navzkrižja interesov
• česa si želite, da bi vaši “notranji dobavitelji” počeli več, manj, drugače ali enako
• skupno izdelavo “Kolegialnega sporazuma o razumevanju”, kjer vsaka enota sodelujočim predstavi, kaj pričakuje in potrebuje za dobro sodelovanje in doseganje skupnih ciljev

Izboljšanje storitev za notranje stranke poleg razumevanja in dela na razumevanju potreb drug od drugega terja tudi, da ima vsakdo potrebne informacije – v pravi obliki in dostavljene na ustrezen način, da lahko svoje delo opravi dobro. Velikokrat prihaja do resničnih navzkrižij interesov in zato je potrebno tudi oblikovanje metod za njihovo reševanje.

Ozka osredotočenost na naš tim ali oddelek povzroči, da zamudimo številne poslovne priložnosti – v velikih organizacijah še toliko bolj!