Učinkovit udeleženec sestankov

Dober potek sestanka ni samo skrb vodje sestanka. Vsi udeleženi sestanka morajo biti primerno pripravljeni, priti na sestanek pravočasno, dati pozitivne prispevke, se izogibati destruktivnemu vedenju in biti sposobni soočanja s prispevki in mnenji ostalih udeležencev sestanka.Vsi vemo, da so slabo vodeni sestanki prava muka. Brez pravilno vodenih sestankov organizacija ne more dobro delovati. Sestanki so lahko učinkoviti,  če vsi prisotni vejo, kaj je njihova naloga. Namen sestankov je doseganje večje učinkovitosti organizacije, še posebej pri usklajevanju odzivov na spremembe. Poleg sprejemanja odločitev se na sestankih lahko doseže tudi večji timski duh, ob neupoštevanju pravil, pa se tim lahko spremeni tudi v gručo divjih bojevnikov.

Na sestanku se razumni ljudje racionalno pogovarjajo in prihajajo do logičnih sklepov. Velikokrat pa se sestanki izpridijo v dolgočasen obred, gladiatorski spopad ali skupinsko terapijo. Primarno je stvar vodje, da to prepreči, ampak vsem vodjem mnogokrat to ne uspe. Na srečo ni potrebno, da to prepreči ravno vodja sestanka.

Kako lahko vsak udeleženec prispeva svoj del za večjo učinkovitost sestanka? Preden greste na sestanek se pripravite, narediti domačo nalogo, na sestanku bodite kratki in jasni ter bodite spoštljivi do drugih udeležencev sestanka.

Na sestankih se lahko izkažete in vodje vam bodo hitreje ponudili priložnost za napredovanje. Če ne poznate dejstev, površno sklepate, zanemarjate raziskave, se vedete prevzetno, se prepuščate čustvenim izbruhom, se izogibate argumentom – se bo to  obrnilo proti vam ob priložnostih za napredovanje.

In nasprotno: če ste vedno dobro obveščeni, jasno predstavite svoje podatke, se racionalno in prijazno soočite z ugovori, ste spoštljivi do kolegov, pošteni in vztrajni pri argumentiranju,  potem je verjetno, da boste med prvimi kandidati za napredovanje.

Upoštevajte sledeča pravila in sestanki bodo učinkovitejši.

Pravilo 1 – na sestanek pridite pripravljeni:

• Naredite svojo domačo nalogo: pripravite vse tiste informacije, ki se od vas pričakujejo
• Raziščite dejstva.
• Pripravite strokovno predstavitev.
• Pripravite se na ugovore.

Pravilo 2 – na sestanku bodite kratki in jasni:

• Bodite kratki.
• Držite se točk.
• Držite se dnevnega reda.
• Če nimate nič za povedati, bodite tiho!

Pravilo 3 – bodite spoštljivi do drugih udeležencev sestanka:

• Ostanite mirni in spoštljivi.
• Uporabite vprašanja, ne nasprotovanj, če se s čim ne strinjate.
• Pokažite, da ste poslušali, in spoštujte argumente drugih udeležencev.
• Priznajte svoje slabe in njihove močne točke.
• Predstavljajte si sebe kot sodnika, ki tehta argumente, ne pa kot odvetnika, ki dosega točke.

Poleg teh pravil, pa se morate naučiti tudi komunicirati in sodelovati z drugimi udeleženci sestanka. Ni potrebno posebej poudariti, da so nekateri ljudje prave nadloge na sestankih. Eni najslabših so Dolgovezneži. Poleg Dolgoveznežev lahko sestanek uničijo še Divji bojevniki, Ubijalci idej, Dominatorji in Prekinjevalci. Več o tem pa v naslednji številki.

Praktične primere o sestankih lahko pogledate v izobraževalnem DVD programu »Gremo na sestanek«. Kontaktirajte Video center d.o.o. 01/500 41 44, info@videocenter.si. Poleg tega izobraževalnega DVD-ja je na voljo še 114 drugih videoizobraževalnih programov.

Aleksander Pokovec
predavatelj