Tehnike konstruktivnega grajanja

Graja je ena od bistvenih nalog vsakega vodje. Če se ji izogiba, naredi slabo uslugo svojim sodelavcem. Ko spozna, da s konstruktivno grajo pomaga sodelavcem pri izpopolnjevanju, mora seveda poznati tudi pravilne tehnike za dajanje graje.

Graja je beseda z negativnim pomenom. Vsi se ji izogibamo. Morda iz lastnih izkušenj, če smo grajo kdaj izkusili sami, se mnogi vodje izogibamo grajanju sodelavcev, če le moremo. Kadar pa smo v to prisiljeni, pa ne vemo, kako jo izreči, lahko s tem slabo situacijo še poslabšamo.

Toda, le kako naj se sodelavci učijo na svojih napakah, če jih nihče ne opozori nanje in jim jih ne pomaga odpraviti? Pri odpravljanju napak in izpopolnjevanju svojega dela sodelavci ne morejo le čakati, da se bo zgodil čudež. Prav nasprotno. Kadar vodja odkrije nek problem in pogleda stran v upanju, da se bo rešil sam po sebi, tvega, da bo naslednja napaka še večja od prejšnje. Kakor, če bi poskušali zatajiti prve znake zobobola in čakali, da nam zob segnije do konca ter bi šele nato odšli k zobozdravniku.

Namen konstruktivne graje:

• Namen konstruktivne graje je, pomagati drugim razumeti in sprejeti svoje napake; skupaj se dogovorimo o ukrepih, da se te napake ne ponovijo. Konstruktivna graja  pomeniizpopolnjevanje.
• Namen graje ni v tem, da drugemu pokažemo, kdo je glavni, da na njem sproščamo slabo voljo, ga ponižujemo ali smešimo, pokažemo, da je nesposoben, ali da mu vsiljujemo svojo voljo. Destruktivna graja pomeni zlorabo moči.

Konstruktivna graja je spretnost, ki se je lahko naučimo

• Eden od razlogov, da se izogibamo dajanju konstruktivne graje  je, da je ne znamo uporabiti pravilno.
• Na srečo sposobnost dajanja graje  ni prirojena. Ta spretnost zajema več tehnik  sedem zlatih pravil  ki se jih vsi lahko naučimo uporabljati.

Sedem pravil graje:

1. Graja naj bo hitra, na štiri oči, in ne pred drugimi ljudmi.

• Prvič: če napak ne odpravljamo sproti, se rade ponovijo in postanejo bistveno hujše. Zato je toliko bolje, da jih omenimo takoj. Seveda pa to, da naj  bo graja hitra, ne pomeni, da pri tem ne smemo razmišljati. Bistveno je, da se na dajanje graje dobro pripravimo.
• Drugič: čeprav je manj zahtevno nekomu poslati e-pošto, kakor pa se pogovoriti z njim iz oči v oči, sta prav pomanjkanje poguma in vznemirjenje zaradi nesposobnosti odkritega pogovora tista, ki ju prejemnik pošte začuti bolj od vsebine sporočila.
• Tretjič: za razliko od pohvale, ki je lahko javna, naj bo graja zaupna.

2. Sporazumite se o dejstvih. Poseben poudarek je na besedah: “sporazumite se”. Zelo pomembno se je zavedati,  da mora prav oseba, ki je nekaj storila narobe, prepoznati, v čem je problem. To pomeni, da ji moramo prikazati, kaj je naredila. O kasnejših ukrepih se ni mogoče dogovarjati vse dokler se oseba ne zave svoje napake.

• Je pa še en razlog za sporazumevanje o dejstvih: tisti, ki daje grajo, morda ni pravilno razumel vseh dejstev!

3. Sprašujte in poslušajte. Edini način za zvesto izvajanje prej omenjenega zlatega pravila, sporazumevanja o dejstvih, je ta, da se na začetku pogovora pogovorimo o preteklih dogajanjih. To pomeni, da postavljamo vprašanja in prisluhnemo odgovorom.

• Odprta vprašanja (ki se začnejo s kaj in zakaj in kako in kje in kdaj in kdo) uporabimo, da prejmemo vse potrebne informacije. Zaprta vprašanja (ki zahtevajo odgovor da ali ne) uporabimo takrat, kadar želimo nesporno ugotoviti posamezne informacije (‘Je bilo to pred 17.00 uro?’) ali kadar se želimo dogovoriti o skupnem cilju (‘Se torej strinjava, da boste v prihodnosti vedno preverili to številko, preden zaključite mapo?’).
• Vedite, da je poslušanje spretnost, ki zahteva vašo aktivno udeležbo. Osredotočite se na poslušanje in obenem opazujte govorico telesa sogovornika, pozorni bodite na ton njegovega glasu. Beseda ‘da’ lahko v resnici pomeni ‘ne’.

4. Grajajte dejanje. Vodje niso psihiatri in graja ni del terapije. Osredotočite se na dejanje, ki ga je oseba zagrešila. Ne ponižujte sogovornika z opazkami na račun njegove osebnosti. To je včasih težko izvedljivo. Prav enostavno je nekoga okarati zaradi zamujanja, vendar če ste vedno nezadovoljni z njegovim ‘odnosom’, se morate resno vprašati, kako ta oseba sprejema vaš pristop, in to spoznanje uporabite za izhodišče pri dajanju graje.

5. Pojasnite, zakaj je pomembno. Ko oseba spozna, zakaj je neko delo treba opraviti le na določen način, je manj verjetnosti, da ga bo
opravila napačno.

6. Skupaj oblikujte ukrepe. Za to pa je potreben dogovor. Pomembno je, da »prizadeta« oseba začuti, v čem je problem in ga hoče rešiti. Na ta način se misel: »To bom storil zato, ker tako hoče šef«, pretvori v: »To bom storil zato, ker razumem, zakaj je pomembno, ker vem, kaj sem storil napak in kako bom to odslej naredil pravilno.«.

7.  Zaključite pohvalno. Ne glede na to, ali grajo izvajamo še tako pravilno in z občutkom, je grajani ob zaključku takega pogovora neizogibno prizadet. Preden ga odslovite, da popravi napake z ukrepi, o katerih sta se skupaj dogovorila, ga pohvalite za delo, ki ga dobro opravlja.

POTEK IZREKANJA GRAJE
1.    Preverite pripravljenost sogovornika
2.    Govorite s sodelavci o nezadostni storilnosti. S tem jim ponudite priložnost, da postanejo boljši.
3.    Kritiko vedno izrekajte »na samem« (načelo štirih oči).
4.    Ne grajajte osebe ampak dejanje! Osredotočite se na obnašanje, ne na osebnost.
5.    Opisujete, ne presojajte.
6.    Povejte sodelavcem, da imate o njih dobro mnenje, vendar mora biti delo opravljeno dobro. Bodite prijazen, vendar zahteven vodja!
7.    Ne posplošujte! Vedno povejte konkretno, kaj ste spoznali kot priložnost za izboljšanje. Razložite zakaj   kritika.
8.    Vprašajte sodelavce, kako oni vidijo stvar.
9.    V danem primeru jasno izrazite svoje občutke (kot jezo, skrb, obžalovanje itn.), vendar ne pretiravajte.
10.    Prisluhnite odzivu sodelavcev:

• razburjenje
• molk
• agresivnost

POGOSTE NAPAKE VODJE:

• valjenje krivde na podrejene
• iskanje grešnega kozla
• izključitev posameznika iz dogajanja
• pristranskost

Vodja mora biti do vseh enak in omogočiti dvosmerno komunikacijo.

Praktične primere o pravilnem podajanju pohvale lahko pogledate v izobraževalnem DVD programu »Vodenje sodelavcev – pohvala in graja«. Kontaktirajte Video center d.o.o. 1-500-4144 , info@videocenter.si. Poleg tega izobraževalnega DVD-ja je na voljo še 114 drugih videoizobraževalnih programov.

Aleksander Pokovec
direktor